日報を日報のためだけに作るなんてやってられないよね。タスク管理を兼ねた日報作成術
突然ですが、毎日、日報をだしなさいというのがわが社のルールです。
会社つとめで社畜をしている人なら「あぁ、うちもあるよ、日報」とぼやきたくなるかもしれません。
超ブラック国営組織と違って、今の私の勤める企業の良いところはパソコンが使えること！！！
はい、意味不明とよく言われますが、たった3年前のことです。
私のいた国営組織ではパソコンは高価なものなので支給もありませんでした。
なんとさらに、情報漏えいの危険があるために、持ち込みも不可！
そんな状況だったために手書きで業務日報を作成していました。
ホント、クールですよね。
以前の私と同じ状況の人は、転職をお勧めします。
ですが、パソコンが使える人は日報をお手軽に作る方法を編み出したので、ぜひGoogleスプレッドシートをつかってみてください。
私は画期的で、嬉しい気分になりました。
日報だけのために15分使う？
「出したところで、日報なんて本当に読んでいるのか？」と思うこともある日報。
私はしばしば思うどころか常に思ってます。
でも、出してないと「なんで出していないんだ」くどくど…と言われるので、出す方がめんどくさくない。
仕方ない、日報をつくろう。
でも、どうせならタスク管理もできる日報、自分のためになる日報を作った方がよくないか？と思い、日報作成もできるタスク管理シートを作成しました。
これで「無駄無駄！！」と吠えたくなる気持ちと、15分ぐらいの無駄な時間を削減しました。
スプレッドシートの活用は、主に心の安寧のためにオススメします。
Googleスプレッドシート？
Googleスプレッドシートとは、Googleが運営しているツールのひとつで、オンライン上のエクセルみたいなものです。
色々と機能があって、エクセルとは違うらしいのですが、ただの事務方が使っている分にはインターネット上で動かせるエクセルの認識で十分です。
Googleアカウントを取得すると使えるようになります。
タスクシートの作成
まずはタスク管理をスプレッドシートでするために、タスク管理シートをスプレッドシートに作成しました。
左上には「＝TODAY()」と関数を入力して、今日の日付を表示しています。
左にあるのは業務時間を1時間ごとに区切っただけの枠。
上の「月」「火」「水」「木」「金」「土」は曜日です。
一時間に最大6個の別業務をこなす可能性があるとみて、入力できるタスク数を6個にしました。
タスク名の横にある数字はかかった時間（分）を記録します。
このタスクシートを活用して、一日の業務を時間ごとに割り振っていきます。
※私の場合、他の業務を圧迫しないように予定時間内に終わらないタスクは、終わらなかったタスクを残業時間に回して、他の業務に影響を与えないようにしています。
また、そうやって管理すると次回依頼を受けた時に「その業務は提示された時間内に終わらないので、3日後で」と交渉できます。
終わったものはグレー塗していくと、やってやったぜ！という気分になります。
関数で集計する
これから、関数使いますが、関数とか難しいこと苦手…！ということであれば、私と同じスプレッドシートにしていればコピペすればいけます。私も新しく入力するのが面倒なので、よくやります。
次に、時間別のタスク管理の下に、一日そのタスクを何分したのかという集計がでてくるようにします。
私の場合、1時間5マスにしていて、そのタスクがすべて違うときが最大になるので（最もそんな日は実際には起きない）55個下にセルを作ります。
タスクを並び替える関数はこちら「=SORT(UNIQUE(B2:B55,FALSE,FALSE))」
※月曜日用。月曜日の部分にコピペしたあと、他の曜日のところに月曜日用をコピペしなおすと他の曜日も使いまわせます。
タスクごとの時間を自動計算する関数はこちら「=SUMIF($B$6:$C$59,B60,$C$6:$C$59)」
※上に同じ。
これで日報メールを作る土台が出来上がりました。
日報を作ろう
結構一回目はこういうのって手間がかかってだるいんですよね。
でも、一度作ってしまえば、毎日15分削減と考えると、2，3日ぐらいで元が取れるんですよね。
めげずに作り切りましょう。
日報どんな文章？
会社によって日報の文章が異なると思います。
私がいつも提出しているのは、こちら。
件名：
日報（ただのOL）_●●年〇月〇日
本文：
みなさま
お疲れ様です。ただのOLです。
本日の日報を提出します。
09:00~10:00 朝礼 ポストチェック 問い合わせ対応
10:00~11:00 ・・・
11:00~12:00 ・・・
12:00~13:00 お昼休憩
13:00~14:00 ・・・
14:00~15:00 ・・・
15:00~16:00 ・・・
16:00~17:00 ・・・
17:00~18:00 ・・・
18:00~ ・・・
【本日の業務】
朝礼（〇分）
ポストチェック（〇分）
・・・
【特記事項】
なし。
よろしくお願いいたします。
――――――――
ただのOL署名
このメールをタスクシートから作れるようにしよう！
つくるために、上に4行いれました。
メール起動ボタン、To（メールの宛先）、件名、本文を入力するセルです。
簡単なものから処理していきましょう。
Toの部分。
超単純に、送る相手のアドレスをコピペでいれればOK。
2つ以上のアドレスに送りたい場合には、「メールアドレス,メールアドレス」のように間にカンマを打ったら2つ以上入れることができます。
件名の部分。
件名：
日報（ただのOL）_●●年〇月〇日
「="日報（ただのOL）_"&TEXT(TODAY(),"yyyy年M月D日")」
↑の件名にする関数はこちら。””に包まれている部分は普通の単語。
日付は表示方法を指定するためにTEXT関数を使用しました。
本文の部分。
件名同様に本文も関数で、処理していきましょう。
結構量があるので、根気が必要です。
セルや文字を繋ぐときは＆を使用する。
””に入れた文字はただの文字列として表示される。
本文：
みなさま
お疲れ様です。ただのOLです。
本日の日報を提出します。
09:00~10:00 朝礼 ポストチェック 問い合わせ対応
10:00~11:00 ・・・
11:00~12:00 ・・・
12:00~13:00 お昼休憩
13:00~14:00 ・・・
14:00~15:00 ・・・
15:00~16:00 ・・・
16:00~17:00 ・・・
17:00~18:00 ・・・
18:00~ ・・・
【本日の業務】
朝礼（〇分）
ポストチェック（〇分）
・・・
【特記事項】
なし。
よろしくお願いいたします。
――――――――
ただのOL署名
「="みなさま
お疲れ様です。ただのOLです。
本日の日報を提出します。
"&$A6&" "&B6&" "&B7&" "&B8&" "&B9&" "&B10&" "&B11&"
"&$A12&" "&B12&" "&B13&" "&B14&" "&B15&" "&B16&" "&B17&"
"&$A18&" "&B18&" "&B19&" "&B20&" "&B21&" "&B22&" "&B23&"
"&$A24&" "&B24&" "&B25&" "&B26&" "&B27&" "&B28&" "&B29&"
"&$A30&" "&B30&" "&B31&" "&B32&" "&B33&" "&B34&" "&B35&"
"&$A36&" "&B36&" "&B37&" "&B38&" "&B39&" "&B40&" "&B41&"
"&$A42&" "&B42&" "&B43&" "&B44&" "&B45&" "&B46&" "&B47&"
"&$A48&" "&B48&" "&B49&" "&B50&" "&B51&" "&B52&" "&B53&"
"&$A54&" "&B54&" "&B55&" "&B56&" "&B57&" "&B58&" "&B59&"
【本日の業務】
"&B60&"（"&C60&"分）
"&B61&"（"&C61&"分）
"&B62&"（"&C62&"分）
"&B63&"（"&C63&"分）
"&B64&"（"&C64&"分）
"&B65&"（"&C65&"分）
"&B66&"（"&C66&"分）
"&B67&"（"&C67&"分）
"&B68&"（"&C68&"分）
"&B69&"（"&C69&"分）
"&B70&"（"&C70&"分）
"&B71&"（"&C71&"分）
"&B72&"（"&C72&"分）
"&B73&"（"&C73&"分）
"&B74&"（"&C74&"分）
"&B75&"（"&C75&"分）
"&B76&"（"&C76&"分）
"&B77&"（"&C77&"分）
"&B78&"（"&C78&"分）
"&B79&"（"&C79&"分）
"&B80&"（"&C80&"分）
"&B81&"（"&C81&"分）
"&B82&"（"&C82&"分）
"&B83&"（"&C83&"分）
"&B84&"（"&C84&"分）
"&B85&"（"&C85&"分）
"&B86&"（"&C86&"分）
"&B87&"（"&C87&"分）
"&B88&"（"&C88&"分）
"&B89&"（"&C89&"分）
"&B90&"（"&C90&"分）
"&B91&"（"&C91&"分）
"&B92&"（"&C92&"分）
"&B93&"（"&C93&"分）
"&B94&"（"&C94&"分）
"&B95&"（"&C95&"分）
"&B96&"（"&C96&"分）
"&B97&"（"&C97&"分）
"&B98&"（"&C98&"分）
"&B99&"（"&C99&"分）
"&B100&"（"&C100&"分）
"&B101&"（"&C101&"分）
"&B102&"（"&C102&"分）
"&B103&"（"&C103&"分）
"&B104&"（"&C104&"分）
"&B105&"（"&C105&"分）
"&B106&"（"&C106&"分）
"&B107&"（"&C107&"分）
"&B108&"（"&C108&"分）
"&B109&"（"&C109&"分）
"&B110&"（"&C110&"分）
【特記事項】
なし。
よろしくお願いいたします。
――――――――
ただのOL署名"」
メール起動の部分。
せっかくなので、コピペではなく、ワンクリックでメールを開けるようにしちゃいましょう。
なお、私が今回載せているのはGoogleのURLなので、他のメールを使っている人はそのメール下書きのURLを入れてみてください。
「=HYPERLINK("http://mail.google.com/mail/u/0/?view=cm&tf=1&fs=1&to="&B2&"&su="&B3&"&body="&B4,"✉")」
起動した後はいつも通りにメールを編集できます。
不要な部分は削除しましょう。
15分でも毎日繰り返せばそれなりの時間
残業している帰り際にちまちま日報つくるのは本当に嫌ですよね。
作るのは少し手間ですが、作ってしまえばなかなか便利です。
ぜひ、活用して毎日の15分を繰り出してください。
もし、こっちのが便利で早いという方法があれば、ぜひ教えてください。
それでは！
